W dynamicznym świecie, w jakim żyjemy wiele z nas boryka się z trudnością w zarządzaniu swoimi zadaniami w czasie. Jest wiele sposobów na to, aby efektywnie planować swój czas  mimo to ogromna ilość osób wciąż traktuje to jako wyzwanie. Muszę przyznać, że bywam jedną z takich osób.

“Bywam” to słowo klucz, ponieważ dyscyplina nie należy do moich najmocniejszych stron wobec tego planowanie wymaga ode mnie pewnego wysiłku. Poszukuję więc sposobów na to, aby wykorzystywać inne talenty do organizacji czasu i zadań. Wtedy, gdy testuje różne metody i trzymam się zasad przez pewien czas – działam dużo sprawniej.

Jednym z moich odkryć jest zwinność osobista, o której niezwykle trudno jest doszukać się materiałów w j.polskim. Szkoda, bo model proponowany w “personal agility” bardzo mnie przekonuje.

Osoby nastawione na pracę w oparciu o swoje cele i priorytety będą z tej metody najbardziej zadowolone. W moim Top10 znajdują się talenty Ukierunkowanie i Poważanie. Przypuszczam, że to właśnie dlatego zwinność osobista mnie do siebie przekonała. Talent Ukierunkowanie powoduje, że lubię pracować w skupieniu nad jednym zadaniem, nie przepadam za rozdrabianiem się i naturalnie ustalam priorytety. Poważanie natomiast powoduje, że ciągle szukam sensu w wykonywanych zadaniach i przedkładam rzeczy ważne nad monotonne. Na przykład niewiele gotuję, ponieważ wolę zamówić obiad, przez co zyskuję czas na to by dawać swą uważność córce i wspólnie spędzać czas popołudniami.

Czym jest wspomniana zwinność osobista?

Jest to zestaw zasad opartych na skupieniu się na wykonywaniu ważnych rzeczy, co prowadzi do bardziej znaczącego i satysfakcjonującego życia. Ustalanie priorytetów, wizualne przedstawienie postępów, świętowanie sukcesów i ciągły kontakt ze swoimi celami powodują, że jest to mieszanka prawie idealna.

Mnie podoba się to, że zasady te są proste do zastosowania, ciągłość pracy z celami i konkretnymi zadaniami jest zachowana, a przy tym wszystkim dochodzi jeszcze dodatkowy motywator – czyli pomoc kogoś z zewnątrz. To sprawia, że staramy się mocniej i podchodzimy do realizacji własnych celów z większą odpowiedzialnością.

Kluczowe elementy Zwinności osobistej:

• Podsumowujesz realizację celów z ostatniego tygodnia i wytyczasz nowe na następny tydzień (świetnym pomysłem jest opowiadać o swoich planach i postępach innej osobie np. partnerowi lub przyjaciółce)
• Świętujesz swoje osiągnięcia (regularność ma znaczenie, wyznaczasz sobie drobne nagrody)
• Rozmawiasz o tym, co jest ważne, co pilne i decydujesz  jakie zadania chcesz ukończyć w nadchodzącym tygodniu (tworzysz Mapę priorytetów)
• Decydujesz w jakiej kolejności wykonasz poszczególne zadania
• Planujesz i rezerwujesz sobie czas na wykonanie rzeczy ważnych
• Codziennie rano wyznaczasz jeden, kluczowy cel

Istotym jest rozróżnienie zadań ważnych od pilnych!

Sprawy ważne zwykle nie wymagają natychmiastowego wykonania. Mogą być związane z naszymi marzeniami, długoterminowymi celami i często są oparte o nasze wartości.

Zadania pilne, to takie których brak natychmiastowego wykonania może spowodować nieprzyjemne konsekwencje. Dlaczego nie realizujemy swoich marzeń, celów i odkładamy zadania ważne na później? Właśnie dlatego, że zadań pilnych jest na naszej liście zbyt wiele. W zwinności osobistej chodzi o to, by planować eliminując zadania pilne i zastępować je większą ilością zadań ważnych.

Pomyślisz sobie, że łatwo powiedzieć, lecz trudniej zrobić. Też tak uważam! I tutaj właśnie przychodzą z pomocą narzędzia personal agility. Osoby znające „zwinność” z biznesowego kontekstu będą miały ułatwione zadanie, bowiem zwinność osobista do niej nawiązuje.

Narzędzia Zwinności Osobistej:

1. Metodyka zwinności osobitej zakłada m.in wchodzenie w różne role, co ułatwia spojrzenie na swoje zadania z różnych perspektyw. To z kolei powoduje, że łatwiej jest zrobić selekcje i odróźnić sprawy pilne od ważnych.

2. Sześć Mocnych Pytań – to zestaw pytań, na które należy poszukać odpowiedzi. Doprowadzają one do zrozumienia przez nas znaczenia wykonywanych zadań.

• Co naprawdę ma znaczenie?
• Co zrobiłam w zeszłym tygodniu?
• Co mogę zrobić?
• Które z tych rzeczy są ważne, a które pilne?
• Które z nich chcę zrobić w tym tygodniu?
• Kto mi może pomóc?

3. Mapa Priorytetów – to wizualne przedstawienie celów, które pomaga je uporządkować i mieć ciągle na oku. Można ją powiesić w widocznym miejscu na przykład na tablicy korkowej używając dużej kartki i karteczek samoprzylepnych. Karteczki przesuwamy miejscami, gdy zadania zostają wykonane.

Podsumowanie i celebrowanie sukcesów.

Kiedy pytałam swoją społeczność o to, czy wykonują podsumowanie miesiąca znaczna wiekszość odpowiedziała przecząco. Podejrzewam zatem, że podsumowanie tygodniowe również nie jest nawykiem wielu osób. Ja wykonuję podsumowania miesięczne od około 1,5 roku i niesamowicie mi to pomaga w wyciąganiu wniosków oraz docenianiu swojej pracy.

Zwinność osobista zakłada wykonywanie podsumowań tygodniowych, co powduje, że mamy swoje sprawy pod stałą kontrolą i czas nie przecieka nam przez palce.

Z mojego doświadczenia w pracy jako lider zespołu wiem też, że bardzo łatwo zapominamy o naszych dokonaniach. Miałam okazję zaobserwować to podczas, gdy moje zespoły gromadziły argumenty (listy wykonanych zadań) mające zaważyć na przyznaniu im (bądź nie) bonusów kwartalnych. Ja zapisywałam ich dokonania od razu, gdy takie zaobserwowałam lub sama zleciłam. Osoby, które nie wypełniały listy co miesiąc, lecz pod koniec kwartału zapominały o bardzo wielu z nich. Ja tę obserwację przeniosłam na przestrzeń prywatną, dzięki temu wykluł się u mnie nawyk regularnych podsumowań.

Pamiętać też należy o celebrowaniu sukcesów. W podsumowaniach tygodniowych wybieramy te, z które napawają nas dumą.

Ja zaznaczałam na swojej mapie priorytetów takie zadania tuż po ich wykonaniu, tak że na koniec tygodnia już miałam swoich wybrańców, za których się nagradzałam. Czasami to było wyjście na lody, innym razem domowe spa, a jeszcze innym razem wyjście do masażystki.

„Kiedy to minęło?”

Po kilku tygodniach stosowania zasad i narzędzi zwinności osobistej widzę sporą różnicę. Moje sprawy stały się bardziej poukładane. Na koniec tygodnia nie bywam tak zaskoczona, jak kiedyś mówiąć sobie „Kiedy to minęło?”. Ciągle widzę postęp, ilość zrealizowanych celów oraz, co moim zdaniem bardzo ważne – zastanawiam się nad znaczeniem zadań, których nie wykonałam. Okazuje się bowiem, że część wypisanych celów nie do końca była  moja i nie do końca jest dla mnie ważna, co powodowało pewne zmiany na mojej liście. Mam też poczucie, że to czym chcę (a nie muszę) się zajmować jest zaopiekowane i znajduję na te czynności przestrzeń w kalendarzu.

Nie bez znaczenia jest również dzielenie się moimi celami z partnerem. Dzięki tym rozmowom i mówieniu na głos, o tym co jest dla mnie ważne, on też ma świadomość moich priorytetów. Wtedy łatwiej jest planować podział w obowiązkach domowych i opiekę nad naszym dzieckiem.

Muszę jednak przyznać, że praca nad mapą priorytetów i cotygodniowe podsumowania oraz planowanie nie od razu wchodzą w nawyk. Często w weekend znajdzie się cała masa innych spraw, które powodują, że tego nie robimy. Dlatego polecam z góry zaplanować sobie czas na przygotowanie mapy priorytetów i podsumowania. Około godzinę tygodniowo, bo tyle to zajmuje, warto umówić się na stałą porę spotkań z drugą osobą, która ma nam w tym procesie towarzyszyć i wspierać. Taki obserwator czasami może zadawać trudne pytania, które zatrzymają nas w pędzie dodawania kolejnych celów i sprowokują do zastanowienia się ponownie nad sensem naszych działań.

To co, przetestujesz bycie zwinną/ zwinnym?